Ilmu
manajemen mempunyai sejarah perkembangan sendiri seperti ilmu-ilmu lain.
Didalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran pemikiran manajemen yang
masing-masing berusaha membantu manajer
untuk memahami dan memimpin organisasi, serta mengatasi masalah-masalahnya.
Tiga aliran pemikiran manajemen tersebut adalah
aliran klasik (aliran ini mempunyai dua cabang yaitu manajemen ilmiah
dan teori organisasi klasik), aliran hubungan manusiawi (sering disebut aliran
perilaku atau aliran neoklasik), dan aliran ilmu manajemen. Selain tiga aliran
tersebut, dalam bab ini akan dibicarakan pula dua pendekatan manajemen yang
berkembang akhir-akhir ini yaitu pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi.
Kedua pendekatan ini bermaksud untuk mengintegrasikan ketiga aliran diatas.
A. Aliran Klasik
1. Manajemen Ilmiah
Aliran ini
dipelopori oleh Robert Owen dan Charles Babbege. Tokoh ini yang banyak
memberikan kontribusi bagi perkembangan manajemen ilmiah adalah Frederick
Winslow Taylor, Frank dan Lillian Gilbreth, Henry L. Gantt, dan Harrington
Emerson.
Robert Owen (1771-1858). Pada permulaan tahun 1800-an Robert Owen, seorang
manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skotlandia, menekankan
pentingnya unsur karyawan atau pekerja dalam proses produksi. Robert Owen
berpendapat bahwa peningkatan kondisi kerja karyawan (misalnya : perumahan yang
baik, jam kerja, toko perusahaan yang menjual kebutuhan karyawan dengan harga
murah, pembatasan anak-anak dibawah umur yang bekerja, dan sebagainya) dapat
meningkatkan hasil produksi dan laba, dan investasi yang paling menguntungkan
adalah karyawan atau pekerja. Pekerja disebutnya “vital machines” atau mesin utama. Disamping itu Owen mengembangkan
sejumlah prosedur kerja yang juga memungkinkan peningkatan produktivitas.
Charles Babbege (1792-1871). Charles Babbege adalah seorang mahaguru
matematika dari Inggris. Dia mencurahkan banyak waktunya untuk membuat
operasi-operasi pabrik menjadi lebih efisien. Dia adalah perintis jalan bagi
lahirnya manajemen berdasarkan ilmu (manajemen ilmiah) tiga perempat abad
sebelum FW Taylor. Hasil penyelidikannya sangat membantu dan mempengaruhi pada
konsep-konsep dan praktek-praktek manajemen ilmiah. Observasinya tentang metode
dan menekankan pentingnya efisiensi kerja para pekerja dan perlunya ditentukan
jumlah biaya yang pasti setiap proses dalam produksi sesuatu jenis barang.
Dalam setiap kegiatan kerja perlu mempergunakan time study (penelaahan tentang waktu). Anjurannya ialah supaya
terjadi pertukaran pengalaman-pengalaman antara para menajer dalam menerapkan
prinsip-prinsip manajemen. Perlu diadakan pembagian kerja (division of work) yang baik antara manajer dan pekerja (workers) dan antara sesamanya. Pada
tahun 1825 ia merancang mesin prakomputer. Salah satu bukunya yang terkenal
adalah On the Economy of Machinary and
Manufactures (1832).
Charles
Babbege berpendapat bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam proses kerja
dapat meningkatkan produktivitas dan dapat menekan biaya menjadi lebih rendah.
Charles Babbege mengemukakan bahwa seorang pekerja dapat dilatih suatu
ketrampilan tertentu, dan harus bertanggung jawab terhadap bagian yang
dikerjakan dengan ketrampilan tersebut.
Frederick Winslow Taylor (1856-1915). Frederick Winslow Taylor adalah tokoh yang
mengembangkan scientific management
(manajemen ilmiah). Taylor adalah tokoh peletak prinsip dasar manajemen ilmiah.
Ia dilahirkan di Germantown, sebuah desa dekat Philadelpia, Pensylvania,
Amerika Serikat. Dia memperoleh pendidikan di Eropa (Paris dan Berlin) dan
kemudian di Amerika Serikat, sampai memasuki sebuah Akademi. Karena terkena
penyakit mata ia terpaksa meninggalkan Phillips Excenter Academy dengan belum
memperoleh gelar. Kemudian ia mulai bekerja, semula sebagai pekerja biasa pada
sebuah pabrik pompa, kemudian tahun 1878 pindah ke pabrik mesin Midvale Steel
Company, Philadelpia juga sebagai buruh biasa. Berkat kecakapan dan
keuletannya, dengan cepat jabatannya naik menjadi klerk, masinis, dan kemudian
mandor (1882). Sementara itu oleh karena keadaan sudah memungkinkan, sambil
bekerja ia juga meneruskan studi di Stevens Insitute of Technology. Pada tahun
1883 ia berhasil menyelesaikan studinya dengan memperoleh gelar insinyur. Dan
pada tahun 1884 ia telah menduduki jabatan insinyur kepala pada pabrik mesin
tersebut. Sejak itu Taylor mulai mengadakan penyelidikan-penyelidikan dalam
bidang kerja pabrik. Tahun 1893 ia diangkat sebagai penasehat atau konsultan
dalam bidang manajemen dan organisasi di ke Philadelpia, sambil menulis
pendapat dan hasil penemuannya. Antara tahun 1898-1901 ia melakukan penelitian
untuk memperoleh cara terbaik dalam hal memotong besi baja di Betlehem Steel
Company. Lima tahun kemudian ia memperoleh gelar Doktor Honoris Causa dari
Universitas Philadelpia dan menjabat sebagai Ketua American Society of
Machanical Engineers. Dalam tahun 1912 ia harus menghadap di depan suatu
panitia khusus yang dibentuk oleh House of Reprensentative Amerika Serikat
untuk memberikan penjelasan (testimony) tentang ajaran-ajarannya yang
menghebohkan masyarakat karena dianggap memaksa kaum buruh bekerja lebih cepat
dari biasanya. Ia wafat pada tahun 1915 dalam usia 59 tahun.
Secara
singkat, pokok-pokok ajaran F.W. Taylor adalah sebagai berikut:
a. Time
Study (penelaahan waktu);
penyelidikannya tentang penggunaan waktu kerja dengan mempergunakan stop watch,
micro motion camera, dan alat ukur lainnya. Disini F.W. Taylor berusaha mencari
one best way (cara terbaik) dalam hal
cara kerja dan seluk beluk bekerjanya mesin dan kemudian menetapkan
standar-standar. Berkat penelitian ini dapat dihemat waktu kerja dan penggunaan
tenaga yang tidak sedikit. Contoh-contoh klasik dari percobaannya ini antara
lain : (1) di Betlehem Steel Company untuk memperoleh cara terbaik dalam
memotong baja dari kertas dan ukuran tertentu; (2) percobaan dalam mengambil,
mengangkat dan memindahkan bijih besi dengan sekop. Dari penelitian ini dapat
diketemukan standarisasi sekop yang sekali senduk dapat mengangkat 21,25
pounds. Karyawan yang dapat mencapai jumlah yang ditentukan, setiap hari,
menerima bonus (60 % diatas upah yang biasa).
b. Differential
piece rate system (sistem
rata-rata per potong deferensial); sistem upah demikian dimaksudkan untuk
mendorong daya produktivitas yang lebih tinggi, dan F.W. Taylor mempergunakan
sistem per potong dalam penghitungannya.
c. The
art of cutting metals
(seni memotong logam); penelitian ini dilakukan oleh F.W. Taylor terhadap semua faktor yang berhubungan dengan
pemotongan logam atau baja, seperti jenisnya, garis tengahnya, dalam
keratannya, tebal bilahnya, bentuk tajamnya alat, pengaruh tuangan atau
tindakan-tindakan lain untuk mendinginkan. Percobaan ini kemudian menghasilkan
cara yang terbaik dalam memotong baja dari kertas dan ukuran teertentu. Dan
karena hasil penelitiannya ini ia memperoleh Doktor HC.
d. Functional
Foremanship (sistem mador
fungsional); inti ajarannya ini ditujukan untuk mengawasi pelaksanaan kerja
karyawannya. F.W. Taylor berpendapat bahwa efisiensi akan dapat tercapai jika
tugas mador (foremans) dibagi sebagai
berikut :
(1). Planning level (tingkat perencanaan =
dilakukan sebelum pekerjaan dimulai), terdiri dari :
- Order of work and routing
- Instruction
- Time and cost
(2). Performance
level (tingkat pelaksanaan)
- Gang Boss
- Speed Boss
- Repair Boss
- Inspector
- Disciplinarian
e. Scientific
Management (manajemen
ilmiah); merupakan hasil perenungan Taylor yang kemudian mengemukakan 4 (empat)
tugas baru dan berat bagi manajemen atau manajer ilmiah, yakni :
(1).
Menggantikan metode rule of
thumb dengan berbagai
metode yang di-kembangkan atas dasar ilmu pengetahuan
tentang kerja yang ilmiah dan benar.
(2).
Mengadakan seleksi, latihan-latihan dan pengembangan para karyawan secara
ilmiah, agar memungkinkan para karyawan bekerja sebaik-baiknya sesuai dengan
spesialisasinya.
(3). Adanya
pembagian kerja dan tanggung jawab yang seimbang antara semua karyawan dan
manajer.
(4).
Kerjasama yang baik antar manajemen dan tenaga kerja (karyawan).
F.W. Taylor,
yang diberi julukan sebagai “The Father
of Scientific Management”, menuangkan gagasan-gagasannya kedalam tiga judul
makalah, yaitu Shop Management, The
Principles of Scientific Management, Testimony Before the Special House
Committee, yang dirangkum dalam sebuah buku yang berjudul Scientific Management.
Henry L. Gantt (1861-1919). Seperti F.W. Taylor, Henry L. Gantt
mengemukakan gagasan-gagasan (1) kerjasama yang saling menguntungkan antara
tenaga kerja dan manajemen, (2) seleksi ilmiah tenaga kerja, (3) penggunaan
instruksi-instruksi kerja yang terinci, dan (4) sistem insentif (bonus) untuk merangsang produktivitas. Kontribusinya yang
terbesar adalah penggunaan sistem bagan (chart
system), yang dikenal sebagai “bagan Gantt” (Gantt Chart), untuk perencanaan, koordinasi dan pengawasan
produksi. Teknik-teknik scheduling modern
dikembangkan atas dasar metoda scheduling produksi dari Gantt ini.
Frank Gilberth dan Lillian Gilberth (1868-1924 dan
1878-1972). Frank
Gilberth, seorang pelopor pengembangan studi gerak dan waktu, menciptakan
berbagai teknik manajemen yang diilhami Taylor. Dia sangat tertarik terhadap
masalah-masalah efisiensi, terutama untuk menemukan “cara terbaik pengerjaan
suatu tugas”. Lillian Gilberth lebih tertarik pada aspek-aspek manusia dalam
bekerja, seperti seleksi, penempatan dan latihan personalia. Baginya, manajemen
ilmiah mempunyai satu tujuan akhir : membantu para karyawan mencapai seluruh
potensinya sebagai makhluk hidup.
Harrington Emerson (1853-1931). Pemborosan dan efisiensi adalah
masalah-masalah yang dilihat Emerson sebagai penyakit sistem industri. Oleh
sebab itu Emerson mengemukakan 12 (dua belas) prinsip-prinsip efisiensi (twelve principles of efficiency) yang
secara ringkas adalah sebagai berikut ;
- Tujuan-tujuan
dirumuskan dengan jelas.
- Kegiatan
yang dilakukan masuk akal.
- Adanya
staf yang cakap.
- Disiplin.
- Balas jasa
yang adil.
- Laporan-laporan
yang terpercaya, segera, akurat dan ajeg – sistem informasi dan akuntansi.
- Pemberian
perintah, perencanaan dan pengurutan kerja.
- Adanya
standar-standar dan schedule, metoda dan waktu setiap kegiatan.
- Kondisi
yang distandarisasi.
- Operasi
yang distandarisasi.
- Instruksi-instruksi
praktis tertulis yang standard.
- Balas jasa
efisiensi – rencana insentif.
2. Teori Organisasi Klasik
Aliran ini
dikembangkan oleh Henry Fayol
(1841-1925). Ia seorang industrialis berkebangsaan Perancis. Tahun 1860
(dalam usia 19 tahun) ia dapat menyelesaikan studinya dengan memperoleh gelar
insinyur pertambangan dari National School of Mines, St. Ettience. Ia bekerja
dan akhirnya memimpin sebuah perusahaan pertambangan batu bara dan besi baja “Societe de Commentry Fourchambault”.
Mengadakan penyelidikan-penyelidikan terutama perhatiannya pada tingkat atas,
yaitu pimpinan atau manajer. Penemu tipe organisasi lini atau jalur. Bukunya
yang terkenal adalah Administration
Industrielle et Generale, buku ini diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris
dengan judul General and Industrial
Management. Ia digelari Bapak Ilmu Administrasi. Beberapa penemuannya di
bidang manajemen ialah pembagian kerja dalam suatu kegiatan perusahaan,
kualitas yang harus dipunyai oleh seorang manajer dan pegawai, 14 prinsip umum
manajemen, dan elemen-elemen manajemen.
a). Pembagian Kegiatan Dalam Perusahaan
Semua
kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan industri dapat dikelompokkan ke
dalam 6 (enam) kelompok kegiatan sebagai berikut :
- Kegiatan
teknikal (produksi, manufacturing, adaptasi);
- Kegiatan
komersial (pembelian, penjualan, pertukaran);
- Kegiatan
finansial (pencarian, penggunaan dan pengendalian modal);
- Kegiatan
keamanan (perlindungan terhadap kekayaan dan personalia organisasi);
- Kegiatan
akuntansi (penentuan persediaan, biaya, penyusunan rencana dan laporan
rugi laba); dan
- Kegiatan
manajerial (planning, organizing,
commanding, coordinating, dan controlling).
Fayol
menyatakan bahwa walaupun manajemen hanya merupakan salah satu dari enam kelompok
kegiatan yang diperlukan dalam perusahaan-perusahaan, barangkali merupakan hal
yang paling penting. Ini tercermin dalam tulisannya, yang memusatkan
perhatiannya pada dua konsep yaitu prinsip-prinsip manajemen dan unsur-unsur
manajemen.
b). Kualitas Manajer dan Pegawai
Untuk
melaksanakan setiap kegiatan sebagaimana tersebut diatas diperlukan
tenaga-tenaga yang akan memimpin dan melaksanakan kegiatan-kegiatan supaya
tujuan betul-betul dapat dicapai secara efektif dan efisien (berdaya guna dan
berhasil guna). Kualitas yang diperlukan adalah :
- Kualitas
fisik (kesehatan, kesegaran, ketangkasan);
- Kualitas
mental (kecerdasan, kecakapan untuk belajar dan meamhami, kesegaran dan
keluwesan mental, sikap rohaniah yang terpuji, kemampuan untuk menilai);
- Kualitas
moral (ahlak mulia, kejujuran, bertanggung jawab, keteguhan pendirian,
penuh inisiatif, kesetiaan dan bijaksana, penuh semangat dan
berkepribadian);
- Kualitas
pendidikan (mempunyai pengetahuan umum yang luas atau generalis, ahli,
terampil, mempunyai keahlian khusus yang dapat diandalkan);
- Kualitas
pengalaman (mempunyai pengalaman yang baik terutama di bidang teknis,
komersial, keuangan, akuntansi dan manajemen).
c). 14 Prinsip Umum Manajemen
Fayol
mengemukakan 14 (empat belas) prinsip umum manajemen yang kemudian menjadi
dasar perkembangan teori administrasi. 14 prinsip atau kaidah tersebut secara
ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :
- Division of work (pembagian kerja)
Dengan pembagian kerja atau spesialisasi
akan meningkatkan produktivitas karena seseorang dapat memusatkan diri pada
pekerjaan yang sesuai dengan keahliannya. Dengan adanya pembagian kerja atau
spesialisasi pada umumnya pekerjaan-pekerjaan teknis dan manajerial dapat
dilaksanakan lebih efisien.
- Authority and responsibility (otoritas dan responbilitas)
Otoritas adalah hak untuk memberi perintah
dan memberikan pengaturan. Seorang anggota organisasi bertanggung jawab dalam
pencapaian tujuan organisasi sesuai dengan kedudukannya.
- Discipline (disiplin)
Harus ada respek dan ketaatan pada peraturan-peraturan
dan tujuan organisasi. Dalam hal ini diperlukan :
- atasan yang baik di semua tingkatan,
- perjanjian kerja yang sedapat mungkin
jelas dan jujur,
- sanksi (hukuman) yang diterapkan dengan
bijaksana.
- Unity of commad (kesatuan perintah)
Untuk mengurangi kekacauan, kebingungan
dan konflik, setiap anggota organisasi harus menerima perintah-perintah dari
dan bertanggung jawab hanya kepada satu atasan saja.
- Unity of direction (kesatuan arah)
Suatu organisasi akan efektif apabila
anggota-anggotanya bekerja bersama berdasarkan tujuan yang sama. Untuk
sekelompok aktivitas yang mempunyai sasaran yang sama harus memiliki “satu
atasan dan satu rencana”.
- Subordination of individual interests to
general interests (mengutamakan
kepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi/individual)
Kepentingan organisasi harus dijaga
sebagai kepentingan yang tertinggi. Agar setiap usaha berjalan sesuai dengan
rencana maka setiap anggota organisasi (pegawai) harus mengesampingkan
kepentingan pribadinya dan mengutamakan kepentingan organisasi (seluruh
pegawai/anggota).
- Remuneration of personnel (pemberian balas jasa atau gaji/upah
kepada pegawai)
Pemberian upah/gaji harus bijaksana, adil,
tidak eksploitatif dan sedapat mungkin memuaskan kedua belah pihak (karyawan
dan organisasi), dan harus ada penghargaan atas pelaksanaan tugas yang baik.
Balas jasa dapat didasarkan atas waktu, jabatan, tingkat keahlian; berupa
bonus, pembagian laba, maupun ganjaran yang tidak berbentuk uang (non-financial incentives) misalnya
kondisi kerja yang menyenangkan, perumahan, dan lain-lain.
- Centralization (sentralisasi)
Agar tugas dapat dilaksanakan dengan tidak
terjadi kesimpangsiuran tanggung jawabnya maka perlu adanya sentralisasi
kekuasaan dengan tidak menjurus pada otokrasi maupun dalam kepemimpinan.
- Scalar chain (rantai scalar)
Adanya hubungan antara tugas-tugas yang
disusun atas dasar suatu hirarki dari atas ke bawah atau adanya suatu hirarki
yang menghubungkan anggota organisasi dari atas sampai ke bawah, bagi
organisasi-organisasi yang besar seringkali terlalu panjang. Henry Fayol
menyarankan adanya “gangplank”.
- Order (aturan/tata tertib)
Konsepsi Fayol menyatakan bahwa harus ada
suatu tempat bagi segala hal dan segala hal harus berbeda pada tempatnya; suatu
tempat bagi setiap orang dan setiap orang harus menduduki tempat yang memang
seharusnya menjadi tempatnya; dan “the
right man in the right place”.
- Equity (keadilan)
Harus ada keadilan (kesamaan perlakuan)
terhadap para pegawai/karyawan dan bawahan organisasi. Hargailah pegawai sesuai
dengan prestasi kerja yang dicapainya. Memperlakukan pegawai dengan bijaksana.
- Stability of tenure of personnel (kesetabilan/kemantapan kedudukan
pegawai)
Adanya kestabilan, keamanan, dan kepastian
kerja adalah penting. Perubahan dan penggantian pekerjaan yang sering diadakan
menyebabkan keterlambatan dalam pencapaian tujuan. Baik karyawan maupun manajer
membutuhkan waktu untuk menyesuaikan dengan pekerjaan/tugas baru.
- Initiative (inisiatif)
Harus ada kemungkinan bagi pegawai untuk
menunjukkan inisiatif atau prakarsa sendiri dalam mengerjakan atau
menyelesaikan tugas dan rencana.
- Esprit de corps (rasa persatuan = semangat korps)
Persatuan adalah kekuatan. Pelaksanaan
operasi organisasi yang baik timbul karena adanya rasa kebanggaan, kesetiaan,
dan rasa memiliki dari para anggotanya.
d). Elemen-elemen Manajemen
Henry fayol
mengemukakan laima elemen yang mutlak harus dijalankan oleh manajemen. Kelima
elemen manajemen tersebut adalah :
1. Planning (perencanaan)
2. Organizing
(Pengorganisasian)
3. Commanding (pemberian perintah)
4. Coordinating (pengkoordinasian), dan
5. Controlling (pengendalian/pengawasan)
B. Aliran Perilaku
Aliran
perilaku (hubungan manusiawi atau neoklasik) berkembang karena ketidakpuasan
bahwa yang dikemukakan aliran klasik dipandang tidak benar-benar membantu
pencapaian efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Oleh karena itu dicari
upaya untuk membantu manajer mengatasi masalah organisasi melalui sisi perilaku
karyawan. Tokoh-tokoh dalam aliran ini yang utama adalah Hugo Munsterberg
(1863-1916) dan Elton Mayo (1880-1949).
Sebagai
pencetus psikologi industri yang diakui secara luas, Hugo Munsterberg menulis
bukunya yang paling menonjol adalah Psychology
and Industrial Efficiency. Munsterberg sangat menghargai hasil kerja
pencetus manajemen ilmiah seperti Taylor dan lain-lainnya. Dia mengembangkan
metode-metode tes psikologi ilmiah untuk membantu pencapaian tujuan
produktivitas. Munsterberg menekankan adanya perbedaan-perbedaan karakteristik
individual dalam organisasi-organisasi. Munsterberg juga mengingatkan adanya
pengaruh faktor-faktor budaya terhadap
organisasi. Sumbangan utamanya adalah penerapan psikologi dalam membantu
peningkatan produksi melalui tiga cara, yaitu (a) mendapatkan orang yang paling
cocok, (b) menciptakan kondisi kerja yang baik, (c) memotivasi karyawan.
Elton Mayo
(bersama dengan asisten risetnya Fritz J. Roethlesberger dan William J.
Dickson) terkenal dengan eksperimen tentang perilaku manusia dalam situasi
kerja. Eksperimen itu terkenal sebagai Eksperimen Hawthorne (Hawthorne Studies). Dari eksperimen ini
disimpulkan bahwa perhatian khusus dapat menyebabkan seseorang meningkatkan
usaha (produktivitas)-nya. Elton Mayo barangkali merupakan ahli yang paling
berpengaruh – terutama dalam artian intelektual – dan yang memperkenalkan secara
efektif aliran hubungan manusiawi (sering disebut juga aliran perilaku) dalam
perkembangan ilmu manajemen. Peranan Elton Mayo dalam memperkenalkan pemikiran
pentingnya faktor manusia dalam organisasi sangat besar. Ketertarikannya pada
faktor manusia dalam organisasi tercermin dalam kedua bukunya, yaitu The Human Problems of Industrial
Civilization dan The Sosial Problems
of an Industrial Civilization. Tetapi Mayo menjadi terkenal berkat karyanya
tentang percobaan-percobaan Hawthorne. Dari eksperimen ini konsep manusia rasional (manusia hanya dapat
dimotivasi dengan pemenuhan kebutuhan ekonomis) diganti dengan konsep manusia sosial (manusia dapat dimotivasi
dengan pemenuhan kebutuhan melalui
hubungan kerja).
C. Aliran Ilmu
Manajemen
Aliran ilmu
manajemen (management science) ini
sering disebut sebagai aliran operations research dan aliran kuantitatif
(the quantitaive school). Disebut
aliran kuantitatif karena aliran ini berpendapat bahwa persoalan-persoalan
manajemen bisa dipecahkan dengan menggunakan teknik-teknik kuantitatif (dengan
menggunakan bantuan statistik dan matematik).
Aliran
kuantitatif ditandai dengan berkembangnya prosedur operations research dalam menghadapi masalah organisasi. Prosedur
yang digunakan dimulai dari analisis masalah sampai dengan usulan kegiatan
untuk mengatasi masalah tersebut. Sejalan dengan semakin kompleksnya komputer
elektronik, transportasi dan komunikasi, dan sebagainya, teknik-teknik operations research menjadi semakin
penting sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan. Prosedur-prosedur operations research tersebut kemudian
diformulasikan dan disebut aliran management
science.
Langkah-langkah
pendekatan management science
biasanya adalah sebagai berikut :
1. Perumusan masalah.
2. Penyusunan suatu model matematis.
3. Mendapatkan penyelesaian dari model.
4. Pengujian model dan hasil yang didapatkan
dari model.
5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil.
6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan-kegiatan
implementasi.
D. Pendekatan Sistem
Sistem adalah
keseluruhan atau kesatuan yang terdiri dari
komponen-komponen yang saling berkaitan satu sama lain yang dengan
proses tertentu dimaksudkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Suatu
sistem terdiri dari elemen-elemen yang berhubungan dan bergantung satu dengan
yang lain; tetapi bila berbagai elemen tersebut berinteraksi maka akan
membentuk suatu kesatuan yang menyeluruh. Dengan demikian sistem adalah
kesatuan fungsional dari komponen-komponen atau unsur-unsur atau bagian-bagian
yang saling berkaitan satu sama lain, yang dengan melalui suatu proses tertentu
dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.Sedangkan setiap komponen itu
sendiri dapt juga merupakan kesatuan dari komponen-komponen yang lebih kecil
atau biasa disebut sub sistem.
Sebagai suatu
prinsip fundamental, pendekatan sistem adalah sangat mendasar. Sehingga menurut
definisi hampir semua fenomena dapat dianalisis dan disajikan dari sudut
pandangan sistem. Beberapa istilah penting yang digunakan dalam pendekatan ini
adalah :
- Subsistem
adalah bagian dari sistem (atau bagian-bagian yang membentuk keseluruhan
sistem). Sistem itu sendiri bias merupakan subsistem dari sistem yang
lebih luas atau lebih besar.
- Sinergi
artinya bahwa nilai atau hasil
keseluruhan lebih besar dari penjumlahan masing-masing bagian atau
kompenen.
- Sistem
terbuka dan tertutup. Suatu sistem dikatakan terbuka apabila sistem itu
berhubungan atau berinteraksi dengan lingkungannya. Suatu sistem dikatakan
tertutup apabila sistem itu tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Pada
dasarnya setiap organisasi merupakan sistem terbuka akan tetapi tingkat
keterbukaanya berbeda satu dengan yang lain.
- Batas
sistem. Setiap sistem mempunyai batas yang memisahkan sistem tersebut
dengan lingkungan. Pada sistem tertutup batas ini kaku, sedangkan pada
sistem terbuka batas ini lebih luwes.
- Arus atau
aliran (flow). Perubahan seluruh
masukan (input) yang berasal
dari lingkungan melalui suatu proses (konversi) untuk menghasilkan
keluaran (output).
- Umpan
balik. Umpan balik merupakan kunci untuk pengendalian sistem. Dengan
adanya umpan balik terhadap sistem maka dapat dilakukan perbaikan apabila
terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tersebut.
Dalam
pendekatan sistem, organisasi dipandang sebagai suatu kesatuan yang terdiri
dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Teori organisasi dan manajemen
klasik memandang organisasi sebagai sistem tertutup (closed system). Pendekatan sistem tertutup menekankan pada variabel
internal yang steril dari keterpengaruhan lingkungan eksternal (external environment).
Teori
organisasi dan manajemen modern memandang organisasi sebagai sistem terbuka (open system). Organisasi bukanlah sistem
tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil tetapi organisasi adalah
suatu sistem terbuka, yang apabila ingin mempertahankan kelangsungan hidupnya,
harus menyesuikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungannya. Organisasi dan
lingkungannya adalah saling tergantung, masing-masing tergantung pada yang lain
sebagai sumber. Jadi, dalam pendekatan sistem terbuka ini manajer/manajemen
diajak untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang merupakan bagian
dari lingkungan eksternal yang lebih luas. Manajemen harus melihat organisasi
bukan sebagai bagian yang terpisah-pisah, tetapi merupakan suatu sistem yang
menyeluruh dan merupakan bagian dari suatu sistem yang lebih besar, yaitu
lingkungan eksternal.
Organisasi
pada masa sekarang berkembang secara cepat mengikuti perkembangan bidang
kehidupan manusia lainnya. Perkembangan organisasi modern tidaklah mungkin
hanya berdasarkan pada faktor-faktor internalnya saja seperti faktor tujuan
atau sasaran, departemenisasi atau pembagian kerja, spesialisasi,
profesionalisasi, ataupun masalah-masalah strukturnya yang lebih banyak
menyangkut pada asas-asas pengorganisasiannya. Faktor-faktor lain seperti
harapan, hubungan antar persona, bahkan faktor lingkungan baik dari situasi
ekonomi, politik, maupuan tingkat kemajuan sosial atau masyarakatnya pun secara
serentak ikut berpengaruh pada perkembangan organisasi (Stogdill, 1971: 44).
Organisasi adalah himpunan orang, masing-masing dengan kebutuhan dan
kepentingannya sendiri, yang berinteraksi untuk melaksanakan tugas atau
pekerjaan tertentu dan bekerja ditengah-tengah sumber daya serta
kendala-kendala yang terdapat dalam lingkungannya (Bryant dan White, 1989:55).
Organisasi bukanlah badan yang terpencil sendiri. Organisasi hidup berdampingan
dengan banyak lembaga, kelompok, dan tradisi lain dalam masyarakat. Organisasi
merupakan bagian suatu sistem yang lebih luas yang mencakup semua ciri
kemasyarakatan yang mempengaruhinya. Sistem inilah yang merupakan lingkungan
suatu organisasi. Sehingga analisis keorganisasian makin menekankan pengaruh
lingkungan terhadap cara-cara organisasi menjalankan fungsinya, dan terhadap
jenis-jenis kebijakan yang berkembang (Katz dan Kahn, 1978). Lingkungan menjadi
penting untuk sebuah organisasi karena dua hal. Pertama, lingkungan dapat
menyediakan sumber daya, misalnya berupa dukungan finansial, dukungan politik,
teknologi dan lain-lain. Kedua, lingkungan membatasi dan menjadi kendala bagi
organisasi, misalnya adanya kelompok-kelompok yang menentang tindakan-tindakan
organisasi atau ikut bersaing memperebutkan sumber daya. Dengan demikian suatu
organisasi perlu menghimpun sebanyak mungkin sumber daya dan perlu melindungi
diri terhadap tindakan-tindakan serta ancaman pihak lain.
E. Pendekatan Situasional
Pendekatan
situasional (contingency approach)
muncul karena ketidakpuasan atas anggapan keuniversalan dan kebutuhan untuk
memasuki berbagai variabel lingkungan kedalam teori dan praktek manajeman.
Pendekatan ini dikembangkan oleh para manajer, konsultan dan peneliti yang
mencoba untuk menerapkan konsep-konsep dari berbagai aliran manajemen dalam
situasi kehidupan nyata. Menurut pendakatan ini, tugas seorang manajer adalah
mengidentifikasi teknik mana yang akan digunakan dalam situasi dan waktu
tertentu dalam mencapai tujuan. Jadi dalam
pendekatan ini, teknik yang dianggap paling tepat untuk mengatasi
masalah manajemen adalah bergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi.
Pendekatan
situasional secara sederhana dapat dipandang sebagai suatu hubungan fungsional
“jika-maka” (“if-then”). “Jika”
adalah variabel-variabel lingkungan, biasanya merupakan variabel bebas, dan
“maka” adalah berbagai konsep dan teknik-teknik manajemen yang mengarahkan
organisasi untuk mencapai tujuan-tujuannya, biasanya merupakan variabel
tergantung. Namun dapat pula terjadi dalam beberapa kasus variabel manajemen
sebagai variabel bebas dan variabel lingkungan sebagai variabel tergantung.
Untuk memperjelas pendekatan situasional ini Sukanto Reksohadiprodjo (1988:108)
memberi contoh situasi sebagai berikut: Jika
nilai-nilai sosial yang dianut para karyawan tidak materialistik, mereka
merupakan karyawan profesional dalam operasi berteknologi tinggi, maka gaya kepemimpinan partisipatif dan
terbuka paling efektif untuk pencapaian tujuan. Sebaliknya, jika nilai-nilai sosial yang dianut
adalah materialistik dan para karyawan organisasi merupakan personalia yang
berketrampilan rendah dan melaksanakan pekerjaan-pekerjaan rutin, maka gaya kepemimpinan otokratis dan
ketat adalah paling efektif.
Fremont E.
Kast dan James E. Rosenzweig memberi contoh seperti dikemukakan oleh Sutarto
(1987:313) sebagai berikut: Jika
lingkungan relatif stabil dan pasti, tujuan terumus dengan jelas dan abadi,
teknologi relatif seragam dan stabil, kegiatan-kegiatan rutin dan produktivitas
adalah tujuan utama, pembuatan keputusan dapat diprogramkan dan proses
koordinasi serta kontrol cenderung untuk membuat struktur yang ketat, dan
sistemnya berjenjang, maka bentuk
organisasi yang lebih tepat adalah bentuk organisasi “stable-mechanistic”. Sebaliknya, jika lingkungan relatif tidak pasti dan bergolak, tujuan
bermacam-macam dan berubah, teknologi kompleks dan dinamis, banyak kegiatan
tidak rutin sehingga kreativitas dan peranan adalah penting, proses pembuatan
keputusan yang heuristic dipakai dan koordinasi serta kontrol terjadi melalui
penyesuaian diri secara timbal balik, sistemnya kurang berjenjang dan timbal
balik, maka bentuk organisasi yang
lebih tepat adalah organisasi “adaptive-organic”.
sumber : http://manajemenstiesbi.blogspot.com/2012/11/perkembangan-ilmu-manajemen.html
